Te has preguntado por qué, algunos empleados, no actúan de manera adecuada en relación a las redes sociales y su empresa . Pues esto, en la mayoría de casos, se debe a que no cuentas con una política de uso de redes sociales, ya que no solo son guías de comportamiento o reglas con los cuales las empresas funcionan, sino que le permitirá organizar su negocio y a sus colaboradores. Por ello consideramos pertinente, si aún no estás convencido, darte las razones para desarrollar una política de uso de redes sociales.
Razones:
Para proteger la reputación de su organización
Una efectiva política en redes sociales explica lo que es y no es apropiado publicar acerca de su empresa en las redes sociales. En general, la política establecerá que los empleados no deben escribir información que no se quiere ventilar a los medios de comunicación tradicional. En este apartado se puede incluir las consecuencias de publicar información poco favorecedora sobre la organización. También recordar a los empleados que cualquier cosa publicada en línea – incluso los mensajes marcados como privados – puede ser utilizado en contra de ellos y de su empleador.
Para educar y capacitar a los empleados
Muéstreles lo bueno y lo malo que las redes sociales pueden hacer por la organización, cuando las personas no siguen las reglas y/o no usan el sentido común al momento de publicar información sobre la empresa. Para ello utilice ejemplos de la vida real. Sin duda esta es una medida de prevención que puede conseguir que piensen un momento antes de hacer click en sus sitios sociales.
Para crear conciencia de su organización y lo que hace
Las mejores políticas de medios sociales tienen más de dos directrices claras para ayudar a los empleados a entender cómo pueden usar las redes sociales en pro de alcanzar los objetivos de negocio. También ayudan a los empleados a que reflejen los valores de la organización en su comportamiento online y explican el mejor tipo de material para compartir en las redes sociales.
Para designar la voz oficial de la organización
Todos los empleados necesitan saber quién es la voz de la marca, es decir quién es la personas que responderá a las preguntas en línea sobre su organización en las redes sociales. Es decir que nadie que no esté designado para esa tarea debe tomarse la libertad de hablar de la empresa en los sitios sociales.
Para explicar la nueva realidad del lugar de trabajo
La mayoría de empleados considera que sus acciones en Internet son independientes a la de su organización, pero se olvidan que las redes sociales han borrado efectivamente esa distinción. No importa cuán privadas puedan ser las cuentas de tus sitios sociales, pues siempre habrá un individuo, en algún lugar que se relacionará contigo o con la organización a la que perteneces. Y por ende se sabrá lo que publiques de él, quieras o no. Por lo tanto, tienen que entender que lo que publican en sus cuentas o en la web dicen mucho sobre ellos y la organización.
Para guardar información confidencial o privada
Los empleados deben tener conocimiento de lo que significa información confidencial o privada de la empresa. Para ello se debe contar con directrices claras sobre lo que la organización considera información pública o confidencial. En esta sección también se describe las consecuencias que pueden ocurrir por compartir secretos de la compañía en las redes sociales.
Para discutir la forma correcta de relacionarse con otros en línea
Puede parecer una obviedad, pero esta sección recuerda a los empleados que tienen que ser educados y agradables. Si tienen que estar de acuerdo con alguien que se tiene discrepancias, lo harán puesto que los desacuerdos pueden viralizarse rápidamente en las redes sociales y mellar la imagen que la organización desea proyectar.
Para evitar que salgan a la luz fotos privadas de la empresa
Es importante realizar una regla que prohíba publicar fotos de la organización donde se trabaja para evitar que éstos perjudiquen la imagen de la marca o se vuelva viral.
Para retirar cualquier confusión sobre cuestiones legales
Explique claramente lo que es aceptable y lo que no en el uso de redes sociales. A su vez, detalle las consecuencias de desviarse de las normas, y si se incluye la posibilidad de despido. Este no es momento para ambigüedades. Es importante que los empleados sepan que no deben participar en ninguna actividad ilegal y debe respetar los derechos de autor de otros, marcas comerciales y similares cuando están en línea.
Proyecta la cultura de la empresa
Como ya dijimos antes, todo lo que publicas sobre la empresa donde trabajas en redes sociales, se difundirá de inmediato. Por ello es importante tener cuidado en la información que se publica y si lo hace debe ser con el visto bueno del responsable de comunicaciones en línea de la marca.
Conclusiones:
Una política de redes sociales actualizada y activa es tan esencial hoy como las políticas del ordenador personal y telefonías eran en tiempos más tempranos. Hasta que la gente tenga mucha experiencia en medios sociales van a cometer errores a menos que se consiga un buen direccionamiento y la clase de orientación que las políticas de redes sociales proporcionan. ¿Qué piensa? ¿Esta es la política de redes sociales en la que se trabaja actualizada y eficazmente?